Spis treści
Zawiadomienie ZAW-FA
Zawiadomienia ZAW-FA służy do upoważniania osoby trzeciej do czynności w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) lub do zgłaszania danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny podatnika.
Za pomocą jednego formularza ZAW-FA można upoważnić tylko jedną osobę. Dalsze uprawnienia osoba fizyczna wskazana w ZAW-FA może nadawać elektronicznie (np. za pomocą autoryzacji w systemie KSeF).
Złożenie zawiadomienie ZAW-FA w urzędzie skarbowym
Złożenie zawiadomienia leży po stronie podatnika lub podmiotu. Dokument musi trafić do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
- Wysyłka papierowa – podpisany dokument należy złożyć osobiście lub wysłać pocztą tradycyjną.
- Wysyłka elektroniczna – dokument można złożyć elektronicznie np. poprzez platformę ePUAP lub jako załącznik do pisma ogólnego w e-Urzędzie Skarbowym. Należy przy tej formie wysyłki pamiętać, że w imieniu organizacji zawiadomienie mogą podpisać wyłącznie osoby uprawnione do jej reprezentacji w liczbie wymaganej dla danego
podmiotu – patrz wypis z KRS lub statut).
WAŻNE
Zawiadomienie ZAW-FA jest wprowadzane do systemu KSeF niezwłocznie po jego otrzymaniu. Na wskazane w ZAW-FA adresy e-mail są wysyłane powiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień. Do wysyłki pocztą tradycyjną należy doliczyć czas doręczenia.
Zawiadomienie ZAW-FA pobieranie formularza
Pobierz formularz do wypełnienia – pobieram ZAW-FA.
Tutaj pobierz przykład wypełnionego formularza – pobieram przykład ZAW-FA.
Zawiadomienie ZAW-FA - wypełnienie formularza
Część A. MIEJSCE I CEL SKŁADANIA
W polu 6. Cel złożenia formularza wybierz właściwą opcję, zaznaczając odpowiedni kwadrat:
- Nadanie uprawnień – aby upoważnić osobę trzecią do nadawania uprawnień w KSeF.
- Odebranie uprawnień – aby odwołać wcześniej upoważnioną osobę.
- Zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny podatnika.
Część B. DANE PODATNIKA LUB PODMIOTU
Informacje należy uzupełnić na podstawie aktualnych danych z rejestru, do którego wpisana jest organizacja.
Część C. DANE OSOBY UPRAWNIONEJ
Uzupełnij dane identyfikacyjne, adres zamieszkania oraz dane kontaktowe osoby, której nadaje się uprawnienia.
Część C.3. DANE KONTAKTOWE
Obowiązkowo uzupełnij pole 38. E-mail podmiotu, który zostaje upoważniony w KSeF.
Zawiadomienie ZAW-FA - kogo wpisujemy
W przypadku podmiotów niebędących osobami fizycznymi (np. stowarzyszenie, fundacja), zaleca się, aby dokument ZAW-FA został złożony na osobę zarządzającą podmiotem (np. prezesa). Ta osoba, po autoryzacji w KSeF, staje się administratorem uprawnień i to ona nadaje dalsze uprawnienia do wystawiania faktur lub odbioru faktur, w tym dla biura rachunkowego czy pracowników.
Za pomocą ZAW-FA zgłaszana osoba fizyczna przez stowarzyszenie / fundację uzyska następujące uprawnienia:
- zarządzanie uprawnieniami,
- wystawianie faktur,
- dostęp do faktur,
- zarządzanie jednostkami podrzędnymi,
- przeglądanie uprawnień,
- przeglądanie historii sesji logowania do KSeF.
W części E należy złożyć podpis podatnika, podmiotu lub osoby reprezentującej, która nadaje lub odbiera uprawnienie w KSeF. W przypadku reprezentacji wieloosobowej (powyżej 6 osób) pozostałych uprawnionych do reprezentowania i ustanowienia osoby uprawnionej do korzystania z KSeF trzeba wymienić w dodatkowym formularzu ZAW-FA.
Przesyłanie zawiadomienia ZAW-FA
Ministerstwo Finansów nie udostępniło możliwości wysyłki przez systemy księgowe zawiadomienia ZAW-FA stąd jego przesłanie jak zostało wspomniane może się odbyć przez platformę ePUAP, e-Urząd Skarbowy lub poczta tradycyjną.
Dokument musi być podpisany przez osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu, zgodnie ze statutem. Dostępne metody podpisu:
- Kwalifikowany podpis elektroniczny
- Profil zaufany
ZAW-FA został złożony – dalsze kroki
Po wprowadzeniu danych z ZAW-FA do systemu KSeF wskazana osoba fizyczna (w imieniu podmiotu) otrzymuje możliwość zalogowania się – uwierzytelnienia i nadawania dalszych uprawnień. W tym celu należy dokonać logowania, a tym samym uwierzytelnienia się w Module Certyfikatów i Uprawnień związanym z KSeF: https://mcu.mf.gov.pl/web/login. Moduł działa od 1 listopada 2025 do końca stycznia 2026. Po uwierzytelnieniu uprawnienia stają się aktywne. Natomiast od 1 lutego uwierzytelnienie będzie odbywać się w Aplikacji Podatnika.
